zibihelp4you

Polityka Prywatności zibihelp4you

Data wejścia w życie: 29 czerwca 2026 r. Wersja: 1.0

Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia, w jaki sposób marka zibihelp4you przetwarza dane osobowe osób korzystających z naszych usług księgowo-podatkowych oraz odwiedzających naszą stronę internetową. Dokument został przygotowany zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (dalej: „RODO") oraz z holenderską ustawą wykonawczą do RODO — Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG).

Prosimy o uważne zapoznanie się z jej treścią. Korzystając z naszych usług, powierzają nam Państwo dane szczególnie wrażliwe (m.in. numery identyfikacji podatkowej i dokumenty dochodowe), dlatego traktujemy ich ochronę priorytetowo.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest podmiot prowadzący działalność pod marką zibihelp4you:

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji przysługujących Państwu praw mogą się Państwo kontaktować z Administratorem pod powyższym adresem e-mail.

Administrator nie powołał inspektora ochrony danych (IOD / DPO), ponieważ nie zachodzą przesłanki ustawowe nakładające taki obowiązek. Punktem kontaktowym we wszystkich sprawach ochrony danych jest adres info@zibihelp4you.com.

2. Jakie dane zbieramy

Zakres przetwarzanych danych zależy od rodzaju zamówionej usługi. W celu wykonania rozliczenia podatkowego i usług towarzyszących przetwarzamy następujące kategorie danych:

2.1. Dane identyfikacyjne i kontaktowe

2.2. Krajowe numery identyfikacyjne (dane szczególnie chronione)

Szczególny status numeru BSN. Numer BSN jest w prawie holenderskim danym o statusie szczególnym. Zgodnie z art. 87 RODO oraz art. 46 UAVG holenderski numer identyfikacyjny (BSN) może być przetwarzany wyłącznie wtedy, gdy zezwala na to przepis prawa i tylko w celu, dla którego został ustanowiony. W naszej działalności podstawą przetwarzania BSN jest wykonywanie zadań z zakresu rozliczeń podatkowych i kontaktu z holenderskim urzędem skarbowym (Belastingdienst), gdzie posługiwanie się BSN jest prawnie wymagane. BSN przetwarzamy w minimalnym niezbędnym zakresie, nie wykorzystujemy go do żadnych celów innych niż podatkowo-administracyjne i obejmujemy go podwyższonymi środkami bezpieczeństwa (patrz sekcja 8). To samo dotyczy numerów PESEL i CNP, które są wykorzystywane wyłącznie do rozliczeń w kraju rezydencji.

2.3. Dane partnera fiskalnego i dzieci

Dane partnera fiskalnego i dzieci podają Państwo jako osoba zlecająca usługę. Podając te dane, oświadczają Państwo, że są Państwo uprawnieni do ich przekazania, a osoby te (lub ich przedstawiciele ustawowi) zostały poinformowane o przetwarzaniu danych zgodnie z niniejszą Polityką.

2.4. Dane finansowe i bankowe

2.5. Dokumenty i skany dochodowe

2.6. Dane techniczne (strona internetowa)

W związku z korzystaniem ze strony zibihelp4you.com mogą być przetwarzane podstawowe dane techniczne (adres IP, dane przeglądarki) — w zakresie opisanym w sekcji 9 (Pliki cookies).

Charakter danych — dane wysokiego ryzyka. Łącznie powyższe dane (numery identyfikacyjne, dane finansowe oraz dokumenty dochodowe) stanowią dane o podwyższonym ryzyku dla osób, których dotyczą. Z tego względu stosujemy zasadę minimalizacji danych — zbieramy wyłącznie dane niezbędne do realizacji konkretnej zamówionej usługi.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Państwa dane przetwarzamy w określonych celach, każdorazowo w oparciu o właściwą podstawę prawną z RODO:

3.1. Wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO

Przetwarzamy dane w celu zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług, w tym: - rozliczenia podatku w Holandii (NL), - rozliczenia podatku w kraju rezydencji (PL: PIT-36 z załącznikiem PIT/ZG; RO: Declarația Unică D212), - przygotowania i przesłania dokumentów do podpisu, - obsługi pełnomocnictwa, - przygotowania wniosku o dofinansowanie do ubezpieczenia zdrowotnego (zorgtoeslag), - pobrania zaświadczenia o dochodach, - podania numeru konta do Belastingdienst, - obsługi działalności gospodarczej (ZZP), - kontaktu z Państwem w sprawie realizacji usługi.

3.2. Wypełnienie obowiązków prawnych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Przetwarzamy dane, gdy jest to niezbędne do wypełnienia ciążących na nas obowiązków prawnych, w szczególności: - obowiązków podatkowych i rachunkowych (przechowywanie dokumentacji), - przekazania danych do właściwych organów podatkowych (Belastingdienst, urząd skarbowy kraju rezydencji), - realizacji żądań uprawnionych organów na podstawie przepisów prawa.

3.3. Zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO

W zakresie, w jakim przepisy tego wymagają lub gdy przetwarzanie wykracza poza niezbędne do wykonania umowy, opieramy się na Państwa dobrowolnej zgodzie, np.: - zgoda na rozpoczęcie świadczenia usługi przed upływem terminu do odstąpienia od umowy zawartej na odległość (co wiąże się z utratą prawa do odstąpienia od umowy), - zgoda na przetwarzanie danych dzieci i partnera fiskalnego w zakresie wykraczającym poza niezbędny do umowy, - zgody marketingowe (jeśli takie zostaną Państwu przedstawione) oraz pliki cookies inne niż niezbędne (patrz sekcja 9).

Zgodę można w każdej chwili wycofać (patrz sekcja 7), co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

3.4. Prawnie uzasadniony interes — art. 6 ust. 1 lit. f RODO

W ograniczonym zakresie przetwarzamy dane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, m.in. w celu: - ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, - zapewnienia bezpieczeństwa informatycznego i ochrony danych, - prowadzenia wewnętrznej dokumentacji i komunikacji z klientem.

3.5. Podstawa prawna przetwarzania numeru BSN (oraz PESEL/CNP)

Przetwarzanie holenderskiego numeru BSN odbywa się na podstawie art. 87 RODO w związku z art. 46 UAVG — tj. wyłącznie dlatego, że przepisy prawa (przepisy podatkowe i zasady współpracy z Belastingdienst) wymagają posługiwania się tym numerem przy rozliczeniach podatkowych. Numery PESEL i CNP przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO, w zakresie niezbędnym do rozliczenia podatku w kraju rezydencji. Numery te wykorzystujemy wyłącznie w celach podatkowo-administracyjnych.

Konsekwencje niepodania danych. Podanie danych jest dobrowolne, jednak jest warunkiem niezbędnym do zawarcia i wykonania umowy. Bez wymaganych danych (m.in. BSN, danych dochodowych, numeru konta) nie jesteśmy w stanie zrealizować rozliczenia podatkowego ani usług towarzyszących.

4. Odbiorcy danych

Państwa dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców — wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usługi i wypełnienia obowiązków prawnych:

4.1. Organy podatkowe i administracyjne

Przekazanie danych tym organom następuje na podstawie przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) lub w celu wykonania umowy (lit. b) i jest niezbędne do rozliczenia podatku.

4.2. Podmioty przetwarzające (procesory)

Korzystamy z usług zaufanych dostawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych (DPA — Data Processing Agreement) zgodnych z art. 28 RODO: - dostawca hostingu: Hetzner Online GmbH (Niemcy, UE) — infrastruktura serwerowa i przechowywanie danych, - dostawca poczty elektronicznej — obsługa korespondencji e-mail, - operator płatności (jeśli dotyczy) — obsługa płatności za usługę.

Podmioty te przetwarzają dane wyłącznie zgodnie z naszymi udokumentowanymi poleceniami, w zakresie i celu wskazanym przez Administratora oraz przy zachowaniu odpowiednich środków bezpieczeństwa.

4.3. Inni odbiorcy

W uzasadnionych przypadkach dane mogą być udostępnione doradcom prawnym, podatkowym lub księgowym oraz uprawnionym organom publicznym, gdy obowiązek taki wynika z przepisów prawa.

Nie sprzedajemy ani nie udostępniamy Państwa danych podmiotom trzecim w celach marketingowych.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Państwa dane osobowe są przetwarzane i przechowywane na terytorium Unii Europejskiej / Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W szczególności infrastruktura hostingowa (Hetzner Online GmbH) zlokalizowana jest w Niemczech (UE).

Nie przekazujemy Państwa danych do państw trzecich poza EOG ani do organizacji międzynarodowych. Gdyby w przyszłości takie przekazanie stało się konieczne, odbywałoby się wyłącznie z zachowaniem wymogów Rozdziału V RODO (np. na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony lub standardowych klauzul umownych), o czym zostaliby Państwo poinformowani.

6. Okres przechowywania danych (retencja)

Państwa dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez okres wynikający z obowiązujących przepisów, w szczególności:

Po upływie okresów przechowywania dane są trwale usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający ich ponowne przypisanie do osoby.

7. Prawa osoby, której dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem Państwa danych przysługują Państwu następujące prawa wynikające z RODO:

Realizacja praw

Aby skorzystać z powyższych praw, prosimy o kontakt na adres info@zibihelp4you.com. Odpowiadamy na żądania bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu jednego miesiąca od otrzymania żądania (z możliwością przedłużenia w uzasadnionych przypadkach). W celu ochrony danych możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości osoby składającej żądanie.

Organy nadzorcze

Mają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych, w szczególności: - w Polsce — Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, - w Holandii — Autoriteit Persoonsgegevens (AP), Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, - ewentualnie do organu nadzorczego w państwie Państwa zwykłego pobytu lub miejsca naruszenia.

8. Bezpieczeństwo danych

Wdrażamy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić poziom bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku wynikającemu z przetwarzania danych wysokiego ryzyka (art. 32 RODO), w szczególności:

W razie naruszenia ochrony danych osobowych, które może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, zawiadamiamy właściwy organ nadzorczy oraz — w wymaganych przypadkach — osoby, których dane dotyczą, zgodnie z art. 33–34 RODO.

9. Pliki cookies

Strona internetowa zibihelp4you.com może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie:

Ustawienia plików cookies mogą Państwo w każdej chwili zmienić w ustawieniach swojej przeglądarki, w tym zablokować lub usunąć cookies. Ograniczenie cookies niezbędnych może wpłynąć na poprawne działanie strony. Szczegółowe informacje o stosowanych cookies (jeśli dotyczy) prezentowane są w bannerze/ustawieniach cookies na stronie.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany w rozumieniu art. 22 RODO ani nie stosujemy profilowania, które wywoływałoby wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływało. Wszystkie istotne decyzje dotyczące świadczonych usług podejmowane są przez osoby (z udziałem człowieka).

11. Kontakt w sprawie danych osobowych

We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz w celu realizacji przysługujących Państwu praw prosimy o kontakt:

12. Zmiany Polityki Prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności w przypadku zmiany przepisów prawa, zakresu świadczonych usług lub stosowanych rozwiązań technicznych. Aktualna wersja Polityki jest każdorazowo dostępna na stronie zibihelp4you.com. O istotnych zmianach poinformujemy Państwa w odpowiedni sposób (np. drogą e-mail lub komunikatem na stronie).

Niniejsza Polityka Prywatności została sporządzona zgodnie z RODO (Rozporządzenie UE 2016/679) oraz holenderską ustawą UAVG i obowiązuje od dnia wskazanego na początku dokumentu.